1. INTRODUÇÃO
Com a entrada em vigor do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), aprovado pelo Regulamento (EU) nº 2016/679, de 27 de abril de 2016, a DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A. definiu a sua Política de Privacidade, regulando a sistematização da informação detida neste âmbito quer no que diz respeito aos seus trabalhadores quer em relação a terceiros. Cabe igualmente definir a utilização interna e externa de Dados Pessoais doravante designada por DP em consonância com as disposições legais aplicáveis.
A aprovação da presente política consubstancia o compromisso da DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A. enquanto responsável pelo tratamento de DP, ao cumprimento do RGPD, regular a sua atuação pelos princípios de lealdade, transparência, licitude e limitação, através da implementação das medidas consideradas necessárias para assegurar a exatidão, a integridade e a confidencialidade dos DP.
2. PRINCÍPIOS PARA O PROCESSAMENTO DE DP
a) Legalidade
O tratamento de DP será sempre sujeito à verificação de fundamentação prévia, garantindo os direitos dos titulares dos dados.
b) Finalidade
O tratamento dos DP só deve servir às finalidades para as quais foi determinado aquando da sua obtenção.
c) Transparência
O titular dos dados (pessoa singular), deve ser informado sobre o modo como os seus dados são tratados.
A obtenção dos DP deve ser efetuada junto do próprio. O detentor dos dados deve conhecer ou ser informado, por quem os vai tratar do seguinte:
Identificação do Departamento da DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., responsável pelo tratamento de dados;
Finalidade do tratamento de Dados;
Terceiros aos quais os dados serão eventualmente transmitidos;
Prazos de manutenção dos dados;
Direito ao acesso aos dados;
Direito de reclamar;
Direito ao esquecimento.
d) Apagamento
Devem ser apagados DP que não sejam necessários, decorrido o período de conservação legalmente definido.
Em casos excecionais, verificando-se que os DP revestem importância histórica ou interesse legítimo, podem ser mantidos.
e) Atualidade dos Dados
Os DP devem ser guardados de forma correta, integral e sempre na versão atual. Devem ser tomadas as medidas necessárias para assegurar que os dados desatualizados, incompletos ou incorretos, sempre que possível, sejam, eliminados, corrigidos ou atualizados.
f) Confidencialidade e Segurança dos Dados
Os detentores de DP estão obrigados a dever de sigilo quanto aos dados tratados. Através de medidas técnicas, os dados devem ser protegidos contra acesso não autorizado, processamento ou encaminhamento indevidos, bem como contra destruição, perda ou alteração.
3. ADMISSIBILIDADE, PROCEDIMENTOS E MEDIDAS DE SEGURANÇA
a) Dados de Trabalhadores
i. Introdução
A DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., na sua qualidade de empregador, procede ao tratamento de DP dos seus trabalhadores.
Os DP de ex-trabalhadores não são objeto de qualquer tratamento, que não seja a sua conservação nos prazos legais, ou sempre que haja solicitação por parte dos mesmos, litígio judicial ou qualquer requerimento por parte de entidade pública.
ii. Licitude do Tratamento de Dados dos Trabalhadores
Relativamente aos trabalhadores com os quais a DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., tem um contrato de trabalho em vigor, o tratamento de Dados decorre de:
Relação contratual, quando necessário para a execução do contrato de trabalho;
Obrigação legal, quando necessário para dar cumprimento a uma obrigação jurídica a que o responsável esteja sujeito;
Interesses legítimos, quando a posição pessoal do responsável face ao contrato de trabalho justifica a atuação;
Consentimento, quando existe uma manifestação de vontade, livre, específica, informada e explícita do titular, aceitando o tratamento dos seus dados.
b) Política de Privacidade
Os DP dos trabalhadores serão tratados de acordo com o presente documento da Politica de Privacidade adotada pela DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., detalhado em documento interno.
c) Comunicações
Na aplicação prática da Politica de Privacidade para com os trabalhadores, a DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., adotou os seguintes procedimentos:
Informação aos trabalhadores sobre a Política de Privacidade;
Recolha de consentimento para o tratamento dos DP, quando aplicável;
Vinculação dos trabalhadores quanto à confidencialidade sobre DP aos quais tenham acesso.
i. Medidas de Segurança
Os DP dos trabalhadores localizam-se em ficheiros informáticos (servidor da empresa) e em Dossiers (suporte físico).
Cada colaborador administrativo tem adstrito um equipamento informático através do qual tem acesso à informação partilhada, sendo o acesso garantido apenas mediante um utilizador registado no domínio DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., e o recurso a password pessoal, não partilhada.
Os DP em suporte físico encontram-se localizados em local reservado e de acesso restrito.
d) Dados de Terceiros
i. Introdução
A DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., está vinculada à observância do RGPD no relacionamento com os seus Clientes, Fornecedores e com outras entidades.
ii. Licitude do Tratamento de Dados de Terceiros
No exercício por parte da DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., da sua atividade de Construção e Obras Públicas, e nessa qualidade, o tratamento de dados decorre de:
Relação Contratual: decorrente da qualidade de Clientes como titulares de DP (no caso de empresários em nome individual e dos representantes de pessoas coletivas);
Interesses Legítimos, quando a posição da DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., face aos Clientes, justifica a atuação;
Consentimento: Autorização expressa e direcionada, manifestando uma livre vontade, específica, informada e explícita, aceitando o tratamento dos seus dados.
No exercício por parte da DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., das suas relações contratuais com os Prestadores de serviços e com os Fornecedores, o tratamento de dados decorre de:
Relação Contratual: na qual o titular dos dados é parte interveniente ou constitui elemento necessário para a execução do contrato.
Relativamente aos restantes Terceiros o tratamento de dados decorre de:
Consentimento: Autorização expressa e direcionada, manifestando uma livre vontade, específica, informada e explícita, aceitando o tratamento dos seus dados.
iii. Política de Privacidade
Os DP de terceiros serão tratados de acordo com a Política de Privacidade adotada pela DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A.
iv. Tratamento de Dados de Terceiros
Dados de Clientes
Os DP dos Clientes da DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., podem ser tratados para a prossecução dos serviços prestados pela empresa, bem como para contactos, registo no site, publicidade e divulgações, pretendendo-se com estas comunicações dar a conhecer produtos e serviços da DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., e de terceiros, dos quais possam beneficiar.
Dados de Prestadores de Serviços e de Fornecedores
O tratamento de DP dos Prestadores de Serviços e de Fornecedores podem ser efetuados pela DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., para fundamentar a realização dos contratos, abrangendo todos os atos ligados à finalidade a que os mesmos se destinam, acautelando-se a Politica de Privacidade relativamente a todos.
Dados para Fins Informativos
O tratamento de DP para divulgação de informação apenas é permitido para esse efeito. O titular dos dados deve ser informado sobre a utilização dos seus Dados para o fim específico a que se destinam e dar o respetivo consentimento.
Comunicações
Na aplicação prática da Política de Privacidade para com terceiros a DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., adotou os seguintes procedimentos:
Divulgação da Política de Privacidade no website da DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A.;
Informação aos novos Clientes sobre a Política de Privacidade;
Informação aos Clientes atuais, através de Circular enviada por e-mail, sobre a Política de Privacidade;
Solicitação de autorização para manutenção de Dados no Departamento de Recursos Humanos;
Adaptação e integração de todos os contratos de prestação de serviços às prescrições do RGPD, nomeadamente no que concerne ao cumprimento do disposto nos art.o s 26 e 28 do RGPD, quando respetivamente aplicáveis.
V. Medidas de Segurança
Os DP de Terceiros devem ser protegidos contra acesso não autorizado, divulgação indevida, perda, falsificação ou destruição independentemente do tratamento ser realizado eletrónicamente ou em papel.
4. TRANSMISSÃO DE DP
A transmissão de DP pode ser feita a autoridades judiciais, fiscais e regulatórias com a finalidade de cumprimentos de imposições legais. A transmissão de DP a um destinatário terceiro, terá de ser acompanhada de uma garantia de proteção desses dados, bem como de compromisso de utilização dos mesmos apenas para finalidades determinadas. Tais garantias deverão integrar as cláusulas contratuais, tendo a DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., de verificar a existência nos contratos vigentes de cláusulas sobre transmissão de DP, objetivando o estabelecimento de aditamentos aos mesmos, se necessário.
5. PRAZOS
A DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., conserva DP:
a) Quanto aos Clientes – pelo período necessário à prestação dos serviços, respetiva faturação e cumprimento de obrigações legais;
b) Quanto aos prestadores de serviços e fornecedores – pelo período necessário à prestação dos serviços, ao fornecimento, respetivas faturações e cumprimento de obrigações legais;
c) Quanto aos trabalhadores – durante a vigência do contrato de trabalho e após a mesma, pelo período necessário ao cumprimento de obrigações legais.
6. INCIDENTES
Em caso de violação de DP a DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., notificará a Comissão Nacional de Proteção de Dados e o titular dos dados, nos termos e prazos previstos, respetivamente, nos art. o s 33.º e 34.º do RGPD.
7. RESPONSABILIDADES E SANÇÕES
Tendo a DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., definido quais os DP que detém, qual a finalidade do respetivo tratamento bem como quem tem acesso aos mesmos, qualquer processamento abusivo dos DP ou outras violações à política de privacidade adotada, serão legalmente punidos nomeadamente em termos da aplicação da lei laboral.
8. Responsável pelo Tratamento de Dados Pessoais e Encarregado da Proteção de Dados
A DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A., pessoa coletiva número 500 499 675, com sede na Praceta da Bela Vista, n.º 217, 4770-611 Vale (S. Martinho) em Vila Nova de Famalicão, é a entidade responsável pela recolha e tratamento dos dados pessoais para as finalidades indicadas.
Para a obtenção de qualquer esclarecimento em questões relacionadas com a proteção de dados e/ou considerar que a informação constante do presente documento não está suficientemente esclarecedora e/ou transparente, ou ainda por qualquer outro motivo que considere relevante, poderá contactar o Encarregado da Proteção de Dados da DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A. através do e-mail: protecaodados@dacop.pt.
9. ALTERAÇÕES
A DACOP – Construções e Obras Públicas, S.A. reserva-se ao direito de, a qualquer altura, proceder a reajustamentos ou alterações à presente Política de Privacidade, pelo que sugerimos a consulta regular do n/ site (www.dacop.pt).
A versão ora comunicada é a que se encontra atualmente em vigor.
Data da última atualização, 25 de Maio de 2018
